Bien que la majeure partie des documents d’entreprises soit aujourd’hui informatisés, la plupart des business traitent encore beaucoup de formats papier. En réalité, depuis que l’informatique a pris le relais, on en traite plus que jamais et garder tous ces documents de manière organisée peut être un véritable challenge en fonction du volume.
Le tampon encreur a une longue existence dans nos bureaux. Pour beaucoup, ils peuvent sembler dépassés, mais cette technologie vieille de 150 ans est toujours aussi utile aujourd’hui pour optimiser votre productivité. Voyons comment un simple tampon encreur peut aider votre entreprise.
Des tampons pour tous types de tâches
Il existe une multitude de tampons encreurs. Vos possibilités sont multiples, voici des exemples de tampons d’entreprise :
- Le tampon formule standard pour étiqueter rapidement un document avec un timbre « REÇU », « COPIE » ou « URGENT » par exemple.
- Le tampon multi-formules pour combiner deux annotations, par exemple : « Payé le + la date du jour ».
- Le tampon encreur dateur pour dater la réception d’un document.
- Le tampon encreur numéroteur pour coder des documents avec des séquences numériques propres.
- Le tampon encreur personnalisé qui vous permet de créer un timbre unique en important un logo, un QR code ou encore une signature et ainsi, résonner avec l’image de marque de votre entreprise.
Organiser et étiqueter vos documents de façon homogène
Il n’y a rien de pire que de sortir un document papier d’un dossier et de ne pas savoir quel est son statut. Avons-nous payé cette facture ? Ce contrat a-t-il déjà été envoyé au client ? Est-ce un original ou une copie ?
Les tampons d’entreprise peuvent facilement résoudre ces problèmes de gestion. Les formules standards vous permettent de voir d’un coup d’œil l’état de n’importe quel document. L’utilisation de tampons encreurs peut vous éviter quelques malentendus. Si les employés prennent des notes à main levée sur des documents, elles peuvent être difficiles à lire ou à interpréter, surtout si elles sont faites dans l’empressement. Les tampons d’entreprises tendent à standardiser la façon dont les documents sont traités et apportent donc une homogénéité certaine dans votre environnement de travail.
Augmenter votre productivité
Si vous devez traiter un grand volume de documents, les tampons d’entreprises représentent un gain de temps, sans parler des crampes que vous ressentirez à force d’annoter à la main. Un exemple de tampon personnalisé très utile que vous pouvez commander est le tampon signature. Au lieu d’avoir à signer toute une pile de documents, vous pouvez l’utiliser pour gagner du temps et garantir une signature propre et nette. Vous pouvez également déléguer cette tâche à une personne de confiance comme votre assistant, vous libérant ainsi un temps précieux.
Développer votre stratégie marketing
Vous pouvez très bien apposer un slogan, un logo ou encore un QR code sur un tampon personnalisé. Vous pourrez ainsi tamponner toutes vos correspondances avec vos clients et apporter une autre dimension à votre stratégie marketing. Vous pouvez par exemple créer un tampon indiquant « Suivez-nous ! » avec une liste de vos réseaux sociaux comme Facebook, Instagram, Twitter, etc. Avec un QR code, vous pourrez apporter de l’interactivité à vos correspondances.
Vous pouvez également créer des tampons à l’image de votre entreprise pour les offrir à vos partenaires ou vos clients, votre marque circulera ainsi organiquement. Considérez ceci comme une version offline du marketing viral.
Faites des économies
L’un des grands avantages des tampons d’entreprises vient de l’économie de coûts potentielle. Les documents à en-tête, les cartes de visite, les enveloppes personnalisées, tout comme l’impression, représentent un poste de dépense conséquent. Avec des tampons personnalisés avec vos informations comme votre logo ou vos coordonnées, vous pouvez contourner ce problème et réduire vos frais en consommables.
Les tampons d’entreprises, même personnalisés reste très abordable et représentent donc une économie sur le long terme. C’est d’autant plus vrai si vos informations changent au fil du temps. Plutôt que d’avoir à jeter ou recycler des ramettes entières de documents pré-imprimés contenant les anciennes informations, il vous suffit de commander un nouveau timbre personnalisé avec les informations mises à jour. Dans le même élan, vous faites un geste pour la planète.
Certaines technologies ne sont jamais obsolètes
La plupart des technologies utilisées dans le travail ont une durée de vie limitée. Les ordinateurs, les logiciels, les smartphones, tout doit être mis à jour constamment. Il peut être compliqué de continuer d’utiliser ces outils au-delà de leur durée de vie prévue.
D’autres technologies sont remplacées par des outils plus efficaces. Vous ne voyez plus beaucoup de machines à écrire ou de rétroprojecteurs dans les environnements de travail modernes.
Néanmoins, les tampons d’entreprises font partie de ces rares technologies qui ne montrent aucun signe de vieillesse et qui s’avèrent toujours aussi utiles.
